公司文件管理制度(精選15篇)
在現(xiàn)在的社會生活中，很多情況下我們都會接觸到制度，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編為大家收集的公司文件管理制度，希望對大家有所幫助。
公司文件管理制度1
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)有關規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的.“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運轉(zhuǎn)，秘書應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。
2、各種專業(yè)例會記錄。
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。
4、有保存價值的客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度2
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2
c)與服務過程無關的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標準性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
x-x.x-xx
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的'文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr--wd01--02--02
辦公室
長期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[文件復印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[文件補發(fā)申請表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
公司文件管理制度3
*****發(fā)展有限公司
目錄
總則...........................................................3
員工招募.........................................................4
培訓制度......................................................6
考勤管理辦法...................................................8
休假管理辦法...................................................9
福利制度........................................................11
生育保險津貼制度...................................................13
困難補助金管理辦法.................................................15
離職管理辦法..................................................17
工作服與工作證管理規(guī)定.............................................19
用車管理制度..................................................20
衛(wèi)生管理制度..................................................21
報刊雜志的管理辦法.................................................22
工具、耗材領用制度.................................................23
辦公用品與日常用品管理.............................................24
總則
一、為建立組織，健全制度，使公司各項管理制度、規(guī)范化、，特制訂本規(guī)定，凡本公司所屬員工都應遵守本規(guī)定。
二、本公司員工任用、擔保、工作時間、請假休假、出差、培訓、福利、考勤考核、獎懲、年資、離職等事項除國家有規(guī)定外，皆按本規(guī)定辦理。
三、本公司員工應團結(jié)友愛，忠于職守，遵守公司各項規(guī)章制度，服從各級主管人員的合理指揮與安排，不得陽奉陰違或敷衍塞責。
四、本公司員工應遵紀守法，努力學習科學文化知識，不斷提高自身修養(yǎng)。
五、本公司員工對內(nèi)應認真工作，愛惜公物，減少損耗，提高業(yè)務水平和工作效率，對外應嚴守公司商業(yè)機密（公司的產(chǎn)品、圖紙、內(nèi)部文件資料、贏利情況、銷售計劃、客戶資料、工資福利等均屬公司機密）。
六、本公司員工應尊重公司信譽，除辦理本公司指定外，不得擅用本公司名義，嚴禁用公司名義在外招搖撞騙。
七、本公司員工對外接洽事項時（包括電話洽談），應態(tài)度謙和，特別注意文明用語，不得滿懷不滿情緒，有損害公司形象的行為。
八、本公司員工應遵守國家法律，嚴禁有酗酒鬧事，吸食毒品、賭博、拉幫結(jié)派等行為。
九、本公司員工應發(fā)揚團隊精神，心胸豁達，勤奮敬業(yè)，始終保持勤儉創(chuàng)業(yè)的精神。
十、本制度經(jīng)行政會議通過后，試用實施，若試用期間有疑問，可向行政部以書面形式提出意見，再由行政部組織會議研究修訂，其他任何人員不得擅自修改。
行政部
20xx年1月1日
員工招募
為了開發(fā)人力資源，為公司注入新的血液，規(guī)范公司的員工招募如下：
一、招聘
1、準備：各部門經(jīng)理根據(jù)其工作需要進行人員編制或根據(jù)人力需求填寫人員增補單，經(jīng)總經(jīng)理批準后交行政部進行招聘。
2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘，以學識、品德、能力、經(jīng)驗、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內(nèi)部人員也可以推薦，但必須按規(guī)定程序進行。
3、初試：應聘人員自備個人簡歷帶齊相關證件到行政部進行面試，技術人員、銷售人員需進行筆試。
3、復試：行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門經(jīng)理再由部門經(jīng)理和總經(jīng)理統(tǒng)一安排時間對應聘者進行復試，再把最后結(jié)果通知行政部。
二、錄用
1、經(jīng)復試合格的人員接到通知后，按其指定日期到行政部辦理入職手續(xù)，并繳相關證件（學歷證、身份證復印件各一份，照片兩張），由行政部統(tǒng)一安排崗前培訓。
2、凡應聘者有以下情形之一者，不予錄用。
1）曾在本公司被開除或未經(jīng)批準擅自離職者。
2）經(jīng)指定醫(yī)院體檢不合格者。
3）未滿16周歲的未成年公民。
4）品性惡劣，經(jīng)其他公私營機構(gòu)開除者（需有確鑿證據(jù)）。
5）違法犯法吸食毒品者。
三、擔保
1、經(jīng)公司雇用的經(jīng)濟管理（財務人員）或認定其職務有必要提供擔保者（倉庫保管員、安全保衛(wèi)員等）必須于到職前辦理擔保手續(xù)（經(jīng)濟擔保，本地有正當職業(yè)、固定收入、固定資產(chǎn)的'人士擔保，合法有實力的團體擔保）。
2、被擔保人如有下列情形之一者，連帶賠償責任。
1）營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。
2）侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。
3）竊取機密技術資料或財物者。
五、試用
1、本公司新進人員除特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準免予試用外，一律先經(jīng)試用。
2、新進人員一般試用期為1－3個月，試用期表現(xiàn)特別優(yōu)秀者，經(jīng)直屬主管呈報上級核準可縮短試用期限，但至少不少于原試用期的一半；若在試用期表現(xiàn)不佳者，可當場予以辭退。
3、新進人員試用期滿后由行政部通知部門經(jīng)理對其進行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)；考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長試用期（最長2個月），否則予以辭退，且不得提出異議。
公司文件管理制度4
一、目的
加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活
動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的.歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
公司文件管理制度5
行政辦公用品管理制度
第一章總則
第一條目的
為適應公司快速發(fā)展的需要，推進行政辦公物品的規(guī)范化管理，控
制辦公費用，本著節(jié)約高效的原則，特制訂本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦
公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數(shù)碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。
第二章辦公用品的分類
第三條行政辦公物品的分類
行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。
1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態(tài)，單位價值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設備。
2、辦公低值資產(chǎn)是指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。
3、辦公用品是指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。
第三章行政辦公物品的管理職責
第四條行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對
行政辦公物品支出情況進行監(jiān)督、控制，其管理職責主要包括：
1、供應商選擇及管理；
2、組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控；
3、年度。每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執(zhí)行；
4、行政辦公用品的分配、調(diào)撥、維修和報廢；
5、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責
日常維護和修理。
第五條部門資產(chǎn)負責人的主要職責：認真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度；各
部門有專人負責本部門資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減、轉(zhuǎn)移、維護、報廢與監(jiān)督記錄；合理調(diào)配本部門室內(nèi)的辦公設備等資產(chǎn)；
第六條資產(chǎn)使用人的主要職責：應該愛護公司財產(chǎn)，合理使用辦公設備，由
人力資源部協(xié)助負責培訓員工愛護國有資產(chǎn)意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送人行部門進行維修登記。
第四章行政辦公物品采購
第七條辦公用品采購
1、行政部每月按各部門需求編制統(tǒng)一采購計劃、編制資金使用計劃，
納入公司的全面預算，報公司財務部列入每月全公司資金計劃。
2、行政部持相關票據(jù)根據(jù)公司相關財務規(guī)定報銷，費用計入各部門
的年度預算執(zhí)行臺賬。
3、辦公耗材文具的領用參照需按照規(guī)格及使用情況購買，并由行政
部主管領導批準后購進。購進消耗材料統(tǒng)一保管。
第八條辦公類服務采購
辦公類服務采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的采購。
1、行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商。
2、各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經(jīng)主管領導審批后在
公司行政部公布的服務供應商范圍內(nèi)選擇。
第九條辦公資產(chǎn)采購
1、辦公資產(chǎn)采購計劃
各部門歷史需要置辦辦公資產(chǎn)時，填寫《辦公物品申請表》，經(jīng)公司領導審批通過并簽字后，提交行政部實施采購。
2、實施采購
行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領導，經(jīng)審批后方可到財務部領取支票進行購買。
3、驗收
行政部匯總使用根據(jù)采購計劃或申請表、購物發(fā)票、購物明細驗收采
購辦公資產(chǎn)，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產(chǎn)臺賬。財務部根據(jù)入庫單和購物發(fā)票進行賬務處理。《辦公物品申請表》和購物明細復印件由行政部統(tǒng)一保管。
第五章辦公物品的管理
第十條辦公用品的配發(fā)
1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發(fā)放。
2、辦公用品按需領用，行政部負責辦理使用部門的領用手續(xù)，認真
填寫文具領用登記單，并進行臺賬登記，寫明物品名稱、規(guī)格、使用人及數(shù)量等。
3、員工在公司內(nèi)部調(diào)動，其使用的辦公用品可以隨職位轉(zhuǎn)移帶走。第十一條辦公資產(chǎn)的管理
1、資產(chǎn)調(diào)撥
部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設備等資產(chǎn)必須填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》。必須嚴格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：調(diào)出部門負責人—調(diào)入部門負責人—行政部確認簽字后，方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設備等資產(chǎn)。
2、資產(chǎn)報廢
由部門負責人填寫《資產(chǎn)報廢申請單》，報行政部。行政部會同財務部門進行資產(chǎn)損壞鑒定后，由行政部主管領導審批，審批后方可報廢。行政部和財務部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統(tǒng)一維修、保管、再分配，資產(chǎn)臺賬做相應調(diào)整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關規(guī)定處罰。
3、資產(chǎn)的租用、出租和外借
（1）公司需要的`辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用
部門必須報公司行政部審批，行政部應盡量考慮在公司內(nèi)部調(diào)配，調(diào)配的確有困難而且購買不經(jīng)濟合算的情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準方可租用，租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理。
�。�2）公司長期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對外出租和外借。行
政部定期對所有閑置的辦公資產(chǎn)進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續(xù)，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。
4、辦公資產(chǎn)的日常維護、維修
（1）行政部是辦公資產(chǎn)日常維護、維修的責任部門。
�。�2）行政部編制辦公資產(chǎn)維修計劃，并納入預算和經(jīng)營計劃。根據(jù)
維修計劃對各部門辦公資產(chǎn)進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。
�。�3）各部門的辦公資產(chǎn)需要維修時，由部門負責人填寫《辦公設備
維修申請表》報送行政部。不經(jīng)部門資產(chǎn)負責人而私自維修的，相關費用行政部不予受理。
�。�4）行政部接到申請單后，需對報修設備進行鑒定，進行相應的維
修、更換，一般性維修理應在三個工作日內(nèi)修理完畢，其他較為復雜的修理應在七個工作日內(nèi)修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設備維修記錄表》，資產(chǎn)使用部門負責人簽字確認。
�。�5）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執(zhí)行資金支付程序。
公司文件管理制度6
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的'要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關規(guī)定進行處理。
5相關文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司文件管理制度7
1.編訂依據(jù)
本公司為了規(guī)范化質(zhì)量流程，提升任務運營流轉(zhuǎn)效率，以對接國際化質(zhì)量管理為努力方向，為完善內(nèi)部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度。
2.適用范圍
本制度適用于公司內(nèi)部記錄和內(nèi)外部發(fā)放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現(xiàn)涉及的所有記錄和文件。
3.責任部門
本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。
4.制度細則
4.1記錄編號規(guī)定
4.1.1公司記錄分為內(nèi)部記錄和外來記錄。
4.1.2內(nèi)部記錄的設定格式為：
QR + XX + XX + X/X
記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號
4.1.3外來記錄的設定格式為：
（WL）QR + XX + XX
外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號
4.2公司文件編號規(guī)定
4.2.1公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件可以有：
�。�1）標準操作指導書：SOP
�。�2）標準檢驗指導書：SIP
�。�3）標準管理程序：SMP
4.2.2質(zhì)量手冊的編寫格式為：
TXJY + QM + X/X
公司簡稱+質(zhì)量手冊縮寫+手冊版本號
4.2.3程序文件的設定格式為：
TXJY + QP + XX + X/X
公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號
4.2.4操作/檢驗規(guī)程、管理程序的設定格式為：
SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X
文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號
4.2.5外來文件的設定格式為：
WL + XX + XX
外來文件縮寫+隸屬部門+部門內(nèi)部編號
4.3部門編號的規(guī)定
4.3.1各部門的編號以組織機構(gòu)圖中的部門名稱為標準，如：
行政部AD、人力資源部HR、質(zhì)量部QM、市場部MD、銷售部SD、售后服務部AS、商務部MC、采購部PD、倉庫WD。
4.4文件編寫格式的確認
4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。
4.4.1.1公司文件和記錄的標題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設定為15厘米，表格內(nèi)容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設置為單倍行距，段前首行縮進2字符，段前段后間距設置為0，同時設定為自動調(diào)整中文與數(shù)字的間距。
4.4.1.2文件內(nèi)容中的一級標題及二級標題采用統(tǒng)一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進的編號方式。如：
1.
1.1
1.1.1
4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設置為單倍行距，段前段后間距設置為0，頁面布局設定為上下頁間距2.54厘米，左右設定為3.18厘米。正文中的數(shù)字與序號全部使用阿拉伯數(shù)字，章節(jié)序號后空一格編寫內(nèi)容以保證美觀。對于正文中出現(xiàn)的部門、規(guī)章制度、法律法規(guī)應名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成后，應通讀流暢，對于應進行斷句的內(nèi)容使用中文標點符號進行斷句。
4.5文件的.發(fā)放和管理
4.5.1文件發(fā)行
4.5.1.1公司所有現(xiàn)行文件，如：操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、崗位操作說明書等。文件全部由體系部進行統(tǒng)一發(fā)放，并對發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺賬》，在臺賬中記清發(fā)放文件數(shù)量，并由簽收人當面進行簽收。
4.5.2文件補發(fā)
4.5.2.1文件簽收人應對發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當，不慎丟失，請?zhí)顚憽段募a發(fā)申請表》并交于體系部留檔，當體系部收到文件補發(fā)申請后，將于三內(nèi)日將補發(fā)的文件交于申請部門。
4.5.3文件更換
4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應文件隸屬部門，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新?lián)Q版臺賬》。請各文件執(zhí)行部門注意，換版的文件的版本號將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號為A/0,那么修改后的版本號則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號變化為B/0。
4.5.4文件受控
4.5.4.1下發(fā)文件應加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應統(tǒng)一交由體系部進行文件格式的確認審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應具有受控章，無受控章的為無效文件。
4.5.5文件編號
4.5.5.1由各部門編號的文件應統(tǒng)一編號格式，部門內(nèi)編制的文件應及時進行梳理，文件編號不得重復。如部門文件編號在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)重復應及時上報體系部進行核對并處理。
公司文件管理制度8
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)我公司的實際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號,個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
(3)為加速文件運轉(zhuǎn),辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門,如關系到兩個以上業(yè)務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關事宜。
(3)閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機構(gòu)設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
�、侔l(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。
②公司重大生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
�、賹ι霞墮C關呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
�、谠诠救粘Ｉa(chǎn)、技術、經(jīng)營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準后,由主管業(yè)務部室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
③凡各業(yè)務部室如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會議紀要。
�、芨鳂I(yè)務部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時,主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就后,擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標定日期和密級。
(5)辦公室應根據(jù)公司的要求和上級有關指示精神,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責)。
(7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經(jīng)會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽后,按批準權限的規(guī)定呈送公司領導簽發(fā)。經(jīng)領導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書,統(tǒng)一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書應拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時
查明原因和責任者,并如實向領導報告。
第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的'歸檔范圍。
(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批復統(tǒng)一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
(9)業(yè)務部室日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理、造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
1、凡上級和外單位發(fā)來的文件、信函、電報、內(nèi)刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號、登記收文薄、填寫公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領導批閱。
2、經(jīng)公司領導批閱的文件,綜合部要及時收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。
3、各部門接文件后,要當日閱辦,并根據(jù)領導批示及文件要求,主動辦理。屬于各部門聯(lián)合承辦的,主辦部門要主動做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門要積極配合。
4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時查詢催辦,防止辦文拖期。
5、各部門在文件承辦后,要將辦理結(jié)果寫在文件處理欄內(nèi),簽署承辦結(jié)果、承辦人姓名、時間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。
6、上級下達的業(yè)務性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復印留用。
7、各部門收到上級主管部門直接下達的文件或參加有關會議收到會議文件,均需交公司綜合部統(tǒng)一登記,并按文件處理程序閱辦。
公司文件管理制度9
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關網(wǎng)絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產(chǎn)生的`往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
公司文件管理制度10
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：
1、上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）
4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）
9、公司內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領導在公務活動中形成的`重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）
18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
�。�1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。
�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。
�。�3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
�。�4）卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
公司文件管理制度11
1.目的:
為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
2.適用范圍:
適用本公司所有文件。
3.職責:
文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負責。
工作內(nèi)容
公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務文件由有關部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的文件,核稿人應注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領導批示的要求送達有關部門,辦好文件閱辦;屬急件的`,應在接件后即時報送。
文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應向行政辦公室說明原因。
公司文件管理制度12
文件管理內(nèi)容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內(nèi)部上報下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有文件(除董事長、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對政府部門發(fā)來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。
二、公文的編號保管
1.文件拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。
2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交總經(jīng)辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的文件應同各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn)收發(fā)員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門如關系到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。
四、文件的傳閱與督辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應抓緊時間當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經(jīng)辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應交收發(fā)員切忌橫傳。
5.總經(jīng)辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時歸檔保存。
6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關文件�；蛴煽偨�(jīng)辦通知到單位閱文。
五、發(fā)文的規(guī)定
1.公司上報下發(fā)正式文件的權力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核�？偨�(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn)。
3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經(jīng)公司領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
六、發(fā)文的范圍
1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布公司規(guī)章制度
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件
(3)公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項
(4)公布單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)發(fā)布相關獎懲決定和通報
(6)其他相關重大事項
3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯(lián)系有關重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。
5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
七、發(fā)文程序規(guī)定
1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫
3.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級
4.總經(jīng)辦應根據(jù)董事長和總經(jīng)理有關指示精神，相關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿
5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領導核稿對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責
6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚
7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準權限的規(guī)定分別呈送董事長、總經(jīng)理處審定批準簽發(fā)
8.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號送打字室打印
9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名
10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實情況。
八、文件的借閱和清退
各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領導或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。
借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
總經(jīng)辦收發(fā)員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
文件的立卷與歸檔范圍
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負責歸檔
(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發(fā)言和生產(chǎn)工作的.各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等
(3)高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經(jīng)理辦公會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
九、立卷要求
1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的銷毀
1、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，總經(jīng)辦應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。
2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在總經(jīng)辦收發(fā)員文書和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。
公司文件管理制度13
一、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。
二、適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
三、定義
1、文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據(jù)和工具。
2、受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。
3、非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4、外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
四、職責
1、公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。
2、各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3、文件編制、審批、發(fā)布的權責
（1）各部門負責制定部門職責范圍內(nèi)的制度文件。
�。�2）管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
�。�3）人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的'審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
五、文件分級分類
文件分級
1、一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。
2、二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務規(guī)范管理等方面的文件。
3、三級文件：各職能管理、服務規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導流程及相關技術文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。
4、四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
六、文件編號、標識與控制
�。ㄒ唬┪募幪枺篬Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間
注：各部門代號
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
�。ǘ┪募臉俗R與控制
1、文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構(gòu)的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;
2、長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
3、一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。
七、文件編制、審核、批準和發(fā)布
�。ㄒ唬�、行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構(gòu)設置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度3條負責編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。
�。ǘ�、文件歸檔、發(fā)放、保管
1、文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
2、文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關部門;
(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領用者簽名。
(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
3、文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應辦理文件交接、歸還手續(xù)。
八、文件的更改與回收作廢
�。ㄒ唬⑽募�
(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關的文件應進行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應進行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。
（二）、文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
�。ㄈ�、外來文件管理
外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
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1、保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
2、保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：
（1）文件密級發(fā)放、傳閱范圍
（2）絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象
�。�3）機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象
（4）秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象
附件：
《公司內(nèi)部業(yè)務便簽》
《文件審閱簽發(fā)單》
《受控文件清單》
《文件發(fā)放登記表》
《文件更改/評審單》
《文件銷毀(留用)記錄表》
《外來文件清單》
公司內(nèi)部業(yè)務便簽
□通報□指示□通知□批復
□協(xié)調(diào)□請示□報告□接洽
給(TO)：日期(DATE)：年月日
由(FROM)：□請回復(REPLY)□請歸檔(FILE)
標題(SUBJECT)：
內(nèi)容(MESSAGE)：見下文
(空兩格，正文宋體四號字，表格視情況酌定)
_____(部門)
_____年_____月_____日
起草人：各部門負責人審簽：
分管領導審簽：
總經(jīng)理審簽：
文件發(fā)放記錄表
編號：
序號文件名稱文件編號接收部門份數(shù)簽字發(fā)放/回收日期發(fā)放/回收部門
編制：年月日
文件更改/評審單
編號：
文件編號
文件名稱
更改原因：
更改內(nèi)容：
評審結(jié)論：
評審人員：
編制：年月日
文件銷毀(留用)記錄表
編號：
序號記錄名稱記錄編號發(fā)放
日期回收
日期數(shù)量原因
編制:年月日
外來文件清單
編號：
序號文件名稱備注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
編制：年月日
受控文件清單
編號：
序號文件名稱文件編號版/次備注
編制:年月日
文件審閱簽發(fā)單
編號：
擬文部門
擬稿
核稿
文件名稱
文件編號
文件內(nèi)容摘要
文件發(fā)放范圍
(擬文部門填寫)主送：董事長□總經(jīng)理□
抄送：行政人事部□財務部□營銷部□項目部□
擬文部門負責人意見：
擬發(fā)簽字：
法務部意見：
審簽：
分管副總意見：
審簽：
公司
總經(jīng)理意見：
審簽：
簽發(fā)
日期
公司文件管理制度14
為了更進一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。
一、文件、資料的來源和范圍
文件、資料的來源有兩種：接收和發(fā)放。
1、接受到文件時填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。
2、發(fā)放的文件填寫《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》。
文件、資料的來源范圍分為：公司內(nèi)部文件、總公司文件和外來文件。
二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:
本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要、公司各類證照。
2、經(jīng)營業(yè)務類:
公司規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。
3、人事類:
勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、政府類：政府下發(fā)至公司的各類文件。
5、財務類:各種財務票證、票據(jù),財務審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料等。
6、音像類: 公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、資料歸檔的.編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合: 統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。如：公司辦公室的編號首為FNB;總公司財務部發(fā)來的文件編號為SZC;燃氣協(xié)會人事部發(fā)來文件為SWR。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為:
1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務類; 3人事關類; 4政府類；5財務類; 6音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以年月日加十位進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“B”代表重要級,“C”代表機密級。“A”一般級文檔包含: 公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領導講話、一般性會議紀錄等�！癇”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等�！癈”機密級文檔: 內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫+類別+發(fā)布年月日+歸檔序號+（受密級）。
例如: 將總公司辦公室公開發(fā)布的通知歸檔為20xx年5月3日第一份檔案，其編號為: JZB12013050301(A)。
四、檔案的保管、調(diào)閱與歸還
1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》,并根據(jù)文檔的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記表》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司檔案必須依照職務級別進行調(diào)閱。調(diào)閱時須填寫《文檔調(diào)閱申請表》。一般級公司文檔,須填寫《文檔調(diào)閱申請表》方可調(diào)閱。重要級以上文檔,須經(jīng)主管領導批準后方可調(diào)閱。機密級公司文檔, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱，不得復制或帶走。
5、檔案歸還時間為《文檔調(diào)閱申請表》上填寫的時間內(nèi)，歸還時必須填寫《文檔歸還登記表》。
五、歸檔保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產(chǎn)所有憑證、債權債務憑證。公司規(guī)劃、年度計劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、五年保存: 根據(jù)需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料各種財務票證、票據(jù)等按國家相關規(guī)定執(zhí)行。
3、三年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項目方案、其它經(jīng)核定須三年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。
六、檔案的銷毀
1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請表》,并經(jīng)相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須部門主管批準后方可銷。機密級公司文檔, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。
七、附表的管理
本制度暫定8個附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個附表，便于填寫和查閱。附表的編號為：啟用時的年月日+十位。
八、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。
另附：附表1《文件接收登記表》
附表2《文件移交登記表》
公司文件管理制度15
第一條 為健全并妥善保管設備技術檔案,明確設備技術檔案管理職責，規(guī)范設備技術檔案管理工作，提高公司設備技術檔案管理水平，依據(jù)國家有關法律、法規(guī)和公司設備管理制度，制定本制度。
第二條 本制度適用于公司設備的檔案管理。內(nèi)容包括檔案管理的主要內(nèi)容，檔案管理的要求等。
第三條 各車間設備管理部門應妥善保管設備技術資料，建立設備臺帳及主要設備、關鍵設備檔案，各車間應建立所管轄范圍內(nèi)的全部設備檔案。
第四條 各單位應按照公司《設備管理體系相關記錄》的`要求逐一建立健全設備管理基礎資料，并結(jié)合本單位實際進行補充和完善。
第五條 各單位應逐臺建立健全設備檔案，主要內(nèi)容應包括：
�。ㄒ唬┰O備一般特點及技術特性(如設備編號、位號、名稱、規(guī)格、技術參數(shù)、原值、制造廠家、安裝地點、投產(chǎn)日期、操作運行條件等)；
（二）設備檢驗總結(jié)報告；
（三）附屬設備明細表；
�。ㄋ模┲卮笕毕萦涗�；
�。ㄎ澹┌惭b試車記錄；
�。┰O備檢修記錄；
�。ㄆ撸┲饕浼鼡Q記錄；
�。ò耍┰O備運轉(zhuǎn)時間累計；
（九）設備技術改造和更新記錄；
�。ㄊ┰O備故障及事故記錄；
（十一）潤滑說明表；
�。ㄊ┰O備腐蝕情況及防腐措施記錄；
（十三）設備狀態(tài)監(jiān)測及故障診斷記錄；
�。ㄊ模┢渌枰w檔的設備技術資料。
第六條 設備技術檔案管理要求
�。ㄒ唬┰O備檢修后,必須有完整的交工資料,由使用單位交設備管理部門,一并存入設備技術檔案；
�。ǘ└鲉挝粚χ饕O備零部件（潤滑油脂）進行改替代和技術改造等,應按照有關程序進行審批，并及時修訂設備技術檔案；
�。ㄈ┰O備遷移，其檔案隨設備調(diào)出,主要設備報廢后,檔案由設備管理部門封存；
（四）技術檔案應責成專人統(tǒng)一管理，建立清冊。技術檔案必須齊全、整潔、規(guī)格化,及時整理填寫。人員變更時，主管領導必須認真組織按項交接。
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